Das papierlose Arbeiten bringt viele Vorteile mit sich, die auf den ersten Blick gar nicht ersichtlich sind. Welche genau, zeigen wir Ihnen hier.

Das papierlose Büro ist ausgegebenes Ziel vieler Unternehmen. Oftmals scheitern diese jedoch an der Umsetzung, was häufig auf fehlende digitale Anwendungen zurückzuführen ist. Dabei stehen am Markt unzählige Lösungen bereit, die es Unternehmen aller Branchen ermöglichen, das papierlose Arbeiten endlich in die Realität umzusetzen.

Welche Vorteile das papierlose Arbeiten mit sich bringt und wie genau Sie auch in Ihrem Unternehmen das papierlose Büro umsetzen können, wollen wir Ihnen im Folgenden einmal genauer aufzeigen. Darüber hinaus soll die folgende Frage beantwortet werden: Was ist ERP und wie kann es Unternehmen dabei helfen, das papierlose Arbeiten auch im eigenen Betrieb umzusetzen?

Die Vorteile des papierlosen Arbeitens

Das papierlose Arbeiten bringt viele Vorteile mit sich. Diese gehen über die Einsparung von Papier und Druckkosten weit hinaus. Werfen wir einen Blick auf ein paar grundlegende Vorteile, die das papierlose Büro mit sich bringt.

Revisionssicher Archivieren

Physische Archive werden obsolet und durch digitale Archive ersetzt. Mit der entsprechenden softwareseitigen Unterstützung werden alle Dokumente auf einer zentralen Datenbank entsprechend ihrer gesetzlichen Bestimmung gespeichert. Das System erinnert an Löschfristen und kann vor Zugriffen unbefugter Mitarbeiter schützen.

Mehr Platz einsparen

Räume voller Akten, riesige Aktenschränke in den Büros und ganze Keller voll mit archivierten Dokumenten, all das wird Dank des papierlosen Büros unnötig. Alle Dokumente werden digital auf einer Datenbank gespeichert. Das setzt enorm viel Platz in Unternehmen frei, der fortan anderweitig genutzt werden kann.

Schnellerer Informationsfluss

Es müssen keine Kopien eines Dokumentes erstellt und an andere Mitarbeiter ausgehändigt werden, die dann Anmerkungen zufügen, ehe dasselbe Kopieren und verteilen nochmals losgeht. Dokumente lassen sich direkt im System erstellen und können von allen zugangsberechtigten Mitarbeitern eingesehen werden. So verbreiten sich Informationen deutlich schneller und viele Prozesse können massiv verkürzt werden.

Fehlerquoten werden gesenkt

Übertragungsfehler und unterschiedliche Kenntnisstände sorgen in Unternehmen immer wieder für kleinere und größer Fehler im Prozessablauf. Durch das papierlose Arbeiten werden diese Fehler nahezu vollständig vermieden. Jedes Dokument steht in einer validen Version auf der Datenbank zur Verfügung und alle Akteure haben den gleichen Kenntnisstand. Auch muss das Dokument und die Informationen aus diesem nur ein einziges Mal eingegeben werden, was Übertragungsfehler ausschließt.

Datenschutz

Durch die Zentralisierung aller Daten auf einer Datenbank müssen die Daten auch nur hier geschützt werden. Regelmäßige Backups sorgen dafür, dass keine Dokumente mehr verloren gehen. So kann sichergestellt werden, dass die Daten vor Zugriff Dritter geschützt sind und gleichzeitig auch langfristig im Unternehmen zur Verfügung stehen.

ERP-Software für das papierlose Arbeiten

Wie lässt sich das papierlose Büro nun umsetzen? Dazu bedarf es zunächst einmal eines Dokumentenmanagement-Systems. Dieses findet sich als Stand-alone-Lösung oder auch direkt in ein ERP-System integriert am Markt. In jedem Fall sollte die Anbindung der DMS-Software an das eigene ERP-System erfolgen. Diese bringt diverse Vorteile mit sich.

Nicht nur, dass alle Abteilungen so Zugriff auf das DMS-System erhalten, es lassen sich auch wechselseitig Daten importieren bzw. exportieren. So können beispielsweise eingehende Rechnungen direkt gescannt und an die Buchhaltung zur Abrechnung überführt werden. Anschließend wird die Rechnung in einer vordefinierten Ordnerstruktur gespeichert und steht hier langfristig zur Verfügung.

Bestelldaten können direkt im System abgerufen und mit eingehenden Waren abgeglichen werden. Ausdrucke und manuelle Überprüfungen werden so obsolet. Derartige Automationen finden sich auf allen unternehmerischen Ebenen und helfen dabei, die Prozesse sicherer und vor allem effizienter zu machen.

Auch eingehende Bewerbungen können schnell und einfach verarbeitet werden. Es kann automatisch eine entsprechende Eingangsbestätigung an den Bewerber versandt werden. Gleichzeitig wird die Bewerbung an die Entscheider zur Bewertung weitergereicht. Das System kann dann automatisch nach passenden Terminen in den Kalendern der Entscheider suchen und den Bewerber entsprechende einladen. Der gesamte Prozess von der Stellenausschreibung über das Bewerbungsverfahren bis hin zu Einstellung eines neuen Mitarbeiters geht komplett ohne Ausdrucke vonstatten.

Fazit: Effizienter und sicherer dank papierlosem Arbeiten

Das papierlose Arbeiten und die Digitalisierung der Arbeitswelt im Allgemeinen bringen unzählige Vorteile mit sich. Nicht nur lassen sich enorm viele Ressourcen einsparen, die eigenen Prozesse werden zudem auch deutlich effizienter. Die Zusammenarbeit wird verbessert und Informationen schneller geteilt. Zudem werden die Dokumente rechtssicher gespeichert und archiviert. Mit diversen Suchfunktionen werden Dokumente zudem leichter und schneller auffindbar, was die Prozesse nochmals verkürzt.

Wichtig ist es, dass die gewählte Software zum eigenen ERP-System passt. Im besten Fall lässt sich die Software komplett in das eigene ERP-Paket integrieren, sodass wechselseitig ein medienbruchfreier Kommunikationsweg besteht. Mit unserem Vergleichstool auf erp.de finden Sie einfach und schnell passende ERP-Pakete mit integriertem DMS-Modul.

An der Börse kommt man kaum noch vorbei. Depot analysieren, Order platzieren oder sich die Aktienkurse anschauen. Das geht mittlerweile von überall, wenn man über eine entsprechende Trading App und eine Internetverbindung verfügt.
Die Trading App geht über den Funktionsumfang einer einfachen Aktien App. Hierbei können Anleger nicht wie bei einer Aktien App nur die Börsenentwicklung abrufen und sich Werte und Finanzprodukte anschauen. Mit einer Trading App können in Echtzeit Fonds, ETFs und Wertpapiere erworben werden. Die Funktionsweise einer Trading App ähnelt dabei der Funktionsweise der Trading Plattform am Computer. Somit haben Anleger kaum Schwierigkeiten mit einer Trading App, wenn sie bereits mit einer Trading Plattform am Computer vertraut sind. In den meisten Fällen ermöglichen Trading Plattformen den Zugang von beiden Geräten aus.

Ausnahmen gibt es auch wie zum Beispiel bei der Plattform Trade Republic. Diese stellt dem Anleger sehr viele Vorteile wie zum Beispiel günstige Ordergebühren von nur 1 EUR pro Order zu Verfügung und auch eine breite Palette an Handelsobjekten zur Verfügung. Allerdings verfügt diese Plattform über keine Webversion, wobei Anleger die mit der Bedienung einer Trading App am Smartphone Schwierigkeiten haben. Dies bedeutet man sollte sich informieren, was aktuell die beste Trading App ist.

Vorteile

Großer Vorteil von einer Trading App ist zum Beispiel der schnelle Erwerb von Aktien mit dem Handy, wobei die Aktion unabhängig vom Ort oder Zeitpunkt ist. Somit sind Anleger flexibler und können den passenden Zeitpunkt zum Erwerb von Handelsobjekten besser abstimmen. Aus diesem Grund können Anleger besser auf Börsennachrichten reagieren und die Situationen der Märkte besser nutzen, um die Handelsobjekte zum richtigen Zeitpunkt zu kaufen und höhere Profite zu erwirtschaften.

Es gibt auch Risiken

Die Flexibilität, welche durch die Trading App zustande kommt, kann auch ein großer Nachteil. Der schnelle Griff in die Hosentasche und die Möglichkeit unmittelbar eine Transaktion mit dem Handy zu tätigen, kann auch zu vielen Impulskäufen durch Fehlentscheiden verleiten. Somit kann das Kapital der Anleger gefährdet sein, weil unprofitable Trades eingegangen werden. Ein weiterer Nachteil einer Trading App ist zum Beispiel der kleine Bildschirm des Smartphones. Auf so einem kleinen Bildschirm sind nicht alle Informationen sofort sichtbar bzw. nicht alle Funktion nutzbar. Zum Beispiel können am Smartphone nicht auf jeder Trading App die Graphen bearbeitet werden, um Trendlinien und sonstige Markierungen einzuzeichnen. Dies sorgt dafür, dass der Graph in einer Trading App nicht entsprechend analysiert werden kann, wie in einer Webversion, um entsprechende Entscheidungen bezogen auf die Orders zu machen.

Als Nachteil kann auch die Suchtgefahr herangezogen werden. Bei einer Trading App besteht das Risiko, dass Anleger ständig auf das Smartphone schauen müssen, um sich veränderte Kurse anzuschauen. Aus diesem Grund kann das Privat oder Berufsleben davon beeinträchtigt sein, wenn die Betroffenen entweder bei der Arbeit oder zu Hause ununterbrochen am Smartphone sind. Dadurch kann die Konzentration erheblich gesenkt werden, weil die Anleger mit den Gedanken bei den Trades sind und sich ständig die Frage stellen, ob sie noch mehr kaufen sollten oder ob der letzte Kauf wirklich sinnvoll war und dieser nicht doch wieder verkauft werden soll. Dadurch können möglicherweise weiter Fehlentscheidungen entstehen, weil Trades mit Verlusten geschlossen werden, obwohl sie langfristig Gewinn eingebracht hätten.

Man geht davon aus dass jeder Bewohner der Erde irgendwann einmal mindestens einmal in seinem Leben Amazon über den Weg läuft und nutzen wird. Amazon – ein Name, ein Begriff, der einer übergeordneten Präsenz und Weltmacht im Sektor Onlinehandel und Markt Ihresgleichen sucht. Und wächst. Denn das reich des Gründers Jeff Benzos nimmt zu und dehnt sich immer mehr aus.

Nach dem Motto: Höher, schneller und weiter, offenbart sich Amazon nicht nur für Verbraucher selbst als Plattform der Wünschen und Bestellungen. Denn es gibt schier nichts, was nicht irgendwie über Amazon bestellt werden kann. Auch bietet der Gigant Händlern und Start-Ups in diesem Metier seine erfolgreiche Plattform an, ihre Waren und Artikel bestmöglich über Amazon an den Mann bringen zu können. Fakt ist, dass das Unternehmen mittlerweile einen immensen Stellenwert im Onlinehandel erreicht hat, den es kein zweites Mal gibt. Dennoch können sich einige Händler im Internet gegen den Giganten behaupten und stehen als Einzelhändler offline wie online ihren Mann.

Einzelkämpfer haben es schwer

Sich gegen die Großmacht Amazon im Alleingang als Einzelkämpfer und Händler zu bewähren und nicht unterzugehen, ist nicht einfach, aber dennoch möglich. Denn Millionen Händler sind im Internethandel vertreten, die ihre eigenen Produkte in Shops und Co. an den Mann bringen. Und durchaus auch mit Erfolg. Sicherlich muss an dieser Stelle besonders beim Einstieg und Neustart in diesem Segment einiges mehr getan werden, um von potenziellen Kunden wahrgenommen zu werden. Doch möglich ist es und kann Wie man am besten und erfolgreichsten als Einzelhändler trotz Amazon unterwegs ein kann, kann man hier sehr gut nachlesen.

Über Amazon verkaufen

Wenn man sich als Onlinehändler dazu entschließt auf Amazon seine Waren und Produkte zu verkaufen, muss alles von A bis Z durchdacht und geplant werden, um einen reibungslosen Ablauf garantieren zu können. Dennoch kann es immer wieder vorkommen, dass Probleme mit dem eigenen Amazon-Konto auftauchen. Störungen und Sperrungen beispielsweise, können einen einwandfreien Handel stören und verhindern. Wie man mit diesem Problem umgeht und wie es gelöst wird, ist aber ebenfalls kein Zauberwerk. Denn hier helfen Infos rund um einen Amazon-Maßnahmenplan, damit Amazon das eigene Konto wieder freischaltet.

Amazon nutzt Technik und Mobilität

Mit der richtigen App und Ausstattung können Verbraucher zu jeder Zeit 24/7 quasi ihre Bestellungen tätigen. Das mobile Shoppen via Smartphone oder Tablet wird immer mehr in Anspruch genommen und auch hier bietet Amazon die passende Plattform. Amazon taucht exakt dort auf, wo Markt und Handel im Internet entstehen und funktionieren und wo sich Verkäufer und Verbraucher auf der erfolgreichen Plattform treffen und ihren Handel abschließen können. Somit ist es für Verbraucher zwangsläufig schier unumgänglich auf irgend eine Weise auf den Online-Giganten zu treffen. Dass das Shoppen in den vergangenen Jahren immer häufiger auf mobilem Weg stattfindet ist nicht zu übersehen. Denn die Zahlen sprechen hierbei eine eindeutige Sprache:
Allein die vielen verschiedenen Apps, die das Onlineshoppen noch leichter machen, nehmen rasant zu. Im Vergleich zum Jahr 2018 beispielsweise, stiegen die Online-Einkäufe um 8,5 Prozent auf 57,8 Milliarden Euro. Dabei standen hauptsächlich Elektronik, Mode und Reisen auf dem Shopping-Zettel.