Das papierlose Arbeiten bringt viele Vorteile mit sich, die auf den ersten Blick gar nicht ersichtlich sind. Welche genau, zeigen wir Ihnen hier.

Das papierlose Büro ist ausgegebenes Ziel vieler Unternehmen. Oftmals scheitern diese jedoch an der Umsetzung, was häufig auf fehlende digitale Anwendungen zurückzuführen ist. Dabei stehen am Markt unzählige Lösungen bereit, die es Unternehmen aller Branchen ermöglichen, das papierlose Arbeiten endlich in die Realität umzusetzen.

Welche Vorteile das papierlose Arbeiten mit sich bringt und wie genau Sie auch in Ihrem Unternehmen das papierlose Büro umsetzen können, wollen wir Ihnen im Folgenden einmal genauer aufzeigen. Darüber hinaus soll die folgende Frage beantwortet werden: Was ist ERP und wie kann es Unternehmen dabei helfen, das papierlose Arbeiten auch im eigenen Betrieb umzusetzen?

Die Vorteile des papierlosen Arbeitens

Das papierlose Arbeiten bringt viele Vorteile mit sich. Diese gehen über die Einsparung von Papier und Druckkosten weit hinaus. Werfen wir einen Blick auf ein paar grundlegende Vorteile, die das papierlose Büro mit sich bringt.

Revisionssicher Archivieren

Physische Archive werden obsolet und durch digitale Archive ersetzt. Mit der entsprechenden softwareseitigen Unterstützung werden alle Dokumente auf einer zentralen Datenbank entsprechend ihrer gesetzlichen Bestimmung gespeichert. Das System erinnert an Löschfristen und kann vor Zugriffen unbefugter Mitarbeiter schützen.

Mehr Platz einsparen

Räume voller Akten, riesige Aktenschränke in den Büros und ganze Keller voll mit archivierten Dokumenten, all das wird Dank des papierlosen Büros unnötig. Alle Dokumente werden digital auf einer Datenbank gespeichert. Das setzt enorm viel Platz in Unternehmen frei, der fortan anderweitig genutzt werden kann.

Schnellerer Informationsfluss

Es müssen keine Kopien eines Dokumentes erstellt und an andere Mitarbeiter ausgehändigt werden, die dann Anmerkungen zufügen, ehe dasselbe Kopieren und verteilen nochmals losgeht. Dokumente lassen sich direkt im System erstellen und können von allen zugangsberechtigten Mitarbeitern eingesehen werden. So verbreiten sich Informationen deutlich schneller und viele Prozesse können massiv verkürzt werden.

Fehlerquoten werden gesenkt

Übertragungsfehler und unterschiedliche Kenntnisstände sorgen in Unternehmen immer wieder für kleinere und größer Fehler im Prozessablauf. Durch das papierlose Arbeiten werden diese Fehler nahezu vollständig vermieden. Jedes Dokument steht in einer validen Version auf der Datenbank zur Verfügung und alle Akteure haben den gleichen Kenntnisstand. Auch muss das Dokument und die Informationen aus diesem nur ein einziges Mal eingegeben werden, was Übertragungsfehler ausschließt.

Datenschutz

Durch die Zentralisierung aller Daten auf einer Datenbank müssen die Daten auch nur hier geschützt werden. Regelmäßige Backups sorgen dafür, dass keine Dokumente mehr verloren gehen. So kann sichergestellt werden, dass die Daten vor Zugriff Dritter geschützt sind und gleichzeitig auch langfristig im Unternehmen zur Verfügung stehen.

ERP-Software für das papierlose Arbeiten

Wie lässt sich das papierlose Büro nun umsetzen? Dazu bedarf es zunächst einmal eines Dokumentenmanagement-Systems. Dieses findet sich als Stand-alone-Lösung oder auch direkt in ein ERP-System integriert am Markt. In jedem Fall sollte die Anbindung der DMS-Software an das eigene ERP-System erfolgen. Diese bringt diverse Vorteile mit sich.

Nicht nur, dass alle Abteilungen so Zugriff auf das DMS-System erhalten, es lassen sich auch wechselseitig Daten importieren bzw. exportieren. So können beispielsweise eingehende Rechnungen direkt gescannt und an die Buchhaltung zur Abrechnung überführt werden. Anschließend wird die Rechnung in einer vordefinierten Ordnerstruktur gespeichert und steht hier langfristig zur Verfügung.

Bestelldaten können direkt im System abgerufen und mit eingehenden Waren abgeglichen werden. Ausdrucke und manuelle Überprüfungen werden so obsolet. Derartige Automationen finden sich auf allen unternehmerischen Ebenen und helfen dabei, die Prozesse sicherer und vor allem effizienter zu machen.

Auch eingehende Bewerbungen können schnell und einfach verarbeitet werden. Es kann automatisch eine entsprechende Eingangsbestätigung an den Bewerber versandt werden. Gleichzeitig wird die Bewerbung an die Entscheider zur Bewertung weitergereicht. Das System kann dann automatisch nach passenden Terminen in den Kalendern der Entscheider suchen und den Bewerber entsprechende einladen. Der gesamte Prozess von der Stellenausschreibung über das Bewerbungsverfahren bis hin zu Einstellung eines neuen Mitarbeiters geht komplett ohne Ausdrucke vonstatten.

Fazit: Effizienter und sicherer dank papierlosem Arbeiten

Das papierlose Arbeiten und die Digitalisierung der Arbeitswelt im Allgemeinen bringen unzählige Vorteile mit sich. Nicht nur lassen sich enorm viele Ressourcen einsparen, die eigenen Prozesse werden zudem auch deutlich effizienter. Die Zusammenarbeit wird verbessert und Informationen schneller geteilt. Zudem werden die Dokumente rechtssicher gespeichert und archiviert. Mit diversen Suchfunktionen werden Dokumente zudem leichter und schneller auffindbar, was die Prozesse nochmals verkürzt.

Wichtig ist es, dass die gewählte Software zum eigenen ERP-System passt. Im besten Fall lässt sich die Software komplett in das eigene ERP-Paket integrieren, sodass wechselseitig ein medienbruchfreier Kommunikationsweg besteht. Mit unserem Vergleichstool auf erp.de finden Sie einfach und schnell passende ERP-Pakete mit integriertem DMS-Modul.